Posto in pubblica consultazione lo schema di provvedimento per modificare il regolamento 5/2006. Addio ai moduli cartacei e per gli intermediari l’obbligo di dotarsi di…

L’Ivass ha posto in pubblica consultazione lo schema di provvedimento di modifica del regolamento Isvap n. 5 del 10 ottobre 2006, concernente la disciplina dell’attività di intermediazione assicurativa. L’obiettivo è introdurre «novità significative» nelle modalità di trasmissione all’istituto delle istanze e delle comunicazioni dovute ai fini della tenuta del Registro Unico degli intermediari assicurativi e riassicurativi (Rui).

L’iniziativa, spiega l’Ivass, rappresenta un altro passo nel percorso di semplificazione e dematerializzazione avviato nel 2015, in linea con quanto previsto dall’articolo 15, comma 2 del D.lgs. 7 marzo 2005 n. 821 e con gli obiettivi strategici dell’istituto. Tra le principali tappe di questo percorso si ricordano il Regolamento n. 8 del 3 marzo 2015 in materia di semplificazione nei rapporti impresa/intermediario/cliente, il Regolamento n. 9 del 19 maggio 2015 sulla dematerializzazione dell’attestato di rischio e, da ultimo, il Provvedimento IVASS n. 41, del 22 dicembre 2015, recante modifiche al Regolamento 34/2010 in materia di promozione e collocamento a distanza di contratti di assicurazione, sulla trasmissione su supporto elettronico del certificato di assicurazione.

Il provvedimento in consultazione ha la finalità di modernizzare la gestione dei rapporti tra Ivass e intermediari assicurativi, in particolare per quanto concerne la movimentazione e l’aggiornamento del Rui. Oggi, le domande e le comunicazioni presentate all’Ivass sono compilate a mano dai richiedenti utilizzando la modulistica standard allegata al Regolamento Isvap n. 5/2006, diversa per i vari tipi di istanze, o comunicazioni in carta semplice, e sono trasmesse prevalentemente in formato cartaceo, per posta o mediante consegna a mano. «Sebbene i flussi siano molto ingenti», sottolinea l’Ivass, «il processo di lavoro che ne deriva è a bassissimo livello di automazione e risulta assai dispendioso sia per Ivass, sia per gli intermediari, non solo a causa degli oneri postali, ma anche per i frequenti errori di compilazione e, talvolta, per la difficile leggibilità dei documenti. Inoltre, poiché i dati entrano nella sfera di Ivass su supporto cartaceo, è necessaria una massiccia attività di data entry per alimentare il Rui».

CARATTERISTICHE DEL NUOVO SISTEMA – L’Ivass intende realizzare un sistema interamente digitale di raccolta dei dati contenuti nelle istanze/comunicazioni presentate a fini di alimentazione del Rui tramite moduli in formato Pdf, in sostituzione dell’attuale sistema basato su moduli cartacei.

In particolare, le caratteristiche del nuovo sistema prevedono: la sostituzione e la razionalizzazione dei vari modelli cartacei con un unico modello, in formato Pdf, scaricabile dal sito Ivass e compilabile off line dall’intermediario; la compilazione “guidata” del modello Pdf, in modo che da un’unica matrice sia possibile adattarne il contenuto in base alle specifiche necessarie a seconda del tipo di richiedente, dell’operazione richiesta e della sezione del Rui interessata, a garanzia della coerenza e della completezza delle informazioni dovute; la sottoscrizione del modello Pdf con firma elettronica del dichiarante (il modello, così compilato e firmato, sarà inviato come allegato dall’indirizzo Pec dell’intermediario a un indirizzo Pec dedicato dell’Ivass).

Sotto il profilo degli adempimenti richiesti agli intermediari per la realizzazione del nuovo sistema, il provvedimento in consultazione introduce l’obbligo di dotarsi della firma elettronica (avanzata, qualificata o digitale) per la sottoscrizione delle istanze relative alla movimentazione del Rui e prevede che, dall’entrata in vigore del provvedimento, le istanze così sottoscritte potranno essere presentate all’Ivass esclusivamente in forma di documento elettronico in formato Pdf allegato a un messaggio di posta elettronica certificata.

L’Ivass sottolinea che «l’introduzione dell’obbligo di firma elettronica, che si associa all’obbligo già esistente per gli intermediari (iscritti nelle sezioni A, B e D del Rui) di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata, rappresenta una componente necessaria per la digitalizzazione “alla fonte” della documentazione relativa al Rui e contribuisce, grazie alla conseguente gestione informatizzata degli ingenti flussi documentali, allo snellimento delle attività, al miglioramento della trasparenza amministrativa e al contenimento dei costi».

KIT DI FIRMA ELETTRONICA – Gli intermediari, quindi, dovranno acquistare un kit di firma elettronica, il cui costo, rileva l’Ivass, è «obiettivamente assai contenuto e da sopportarsi mediamente ogni tre anni», al punto «che sarà ampiamente compensato dai benefici attesi dal nuovo sistema». L’entrata in vigore del provvedimento è stata fissata al decorso di 30 giorni dalla pubblicazione in Gazzetta Ufficiale (art. 10, comma 1), termine considerato «ragionevolmente congruo per consentire agli operatori di dotarsi dei supporti di firma necessari all’avvio del nuovo sistema e proporzionato alla bassissima complessità degli adempimenti richiesti».

LE MODIFICHE IN UNA TABELLA – Per facilitare l’esame dello schema di provvedimento, l’Ivass ha predisposto una TABELLA che riporta i soli articoli del Regolamento n. 5/2006 interessati dalle modifiche e ne raffronta il testo attuale con la formulazione introdotta dal provvedimento.

OSSERVAZIONI ENTRO IL 30 APRILE 2016 – Eventuali osservazioni, commenti e proposte possono essere inviate all’Ivass entro il prossimo 30 aprile al seguente indirizzo di posta elettronica: modulisticarui.pdf@ivass.it.

Fabio Sgroi

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