Il Regolamento Ivass numero 8/2015 ha introdotto alcune novità. Fra queste, il divieto per le imprese e per gli intermediari di chiedere al contraente la documentazione già prodotta per altri preesistenti contratti.

Gli intermediari iscritti nel Rui e le imprese assicurative devono adottare delle procedure che garantiscano la conservazione dei documenti e delle comunicazioni, anche avvalendosi della conservazione digitale. Queste procedure devono in qualunque caso garantire la tracciabilità delle scelte operate dal cliente e la gestione «ordinata e sollecita» delle comunicazioni.

È quanto previsto, tra l’altro, dal Regolamento Ivass numero 8 del 3 marzo 2015 (misure di semplificazione delle procedure e degli adempimenti burocratici nei rapporti tra imprese, intermediari e clientela).

Il capo quattro, nel dettaglio, riguarda proprio le disposizioni in materia di conservazione e richiesta di documenti. Per quanto concerne la conservazione digitale si fa riferimento, tra l’altro, all’articolo 57, comma 4, del Regolamento Isvap n.5 del 2006 («La documentazione può essere conservata anche mediante supporti magnetici, microfilmature, supporti ottici o digitali, o in altra forma tecnica equivalente»).

L’istituto di vigilanza ribadisce, inoltre, la necessità di un adeguato coordinamento informativo tra imprese e intermediari in relazione alla modalità di comunicazione prescelta dai contraenti e per l’aggiornamento dei dati.

Infine, con l’obiettivo di «ridurre gli oneri a carico dei clienti», le imprese e gli intermediari devono adottare una gestione della documentazione tale per cui non venga richiesta al cliente, in fase di assunzione di nuovi contratti o gestione dei sinistri, documentazione non necessaria o di cui già dispongono, avendola acquisita in occasione di precedenti rapporti con il cliente stesso, e che risulti ancora in corso di validità.

Fabio Sgroi

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