AGENZIE: ECCO COME AFFRONTARE L’EMERGENZA CORONAVIRUS. LE LINEE GUIDA DELL’ANIA

3 Aprile 2020

L’associazione nazionale fra le imprese assicurative traccia la strada per un corretto svolgimento della prestazione dei servizi assicurativi da parte della rete agenziale: dalle modalità di accesso (per il personale di agenzia, per i fornitori e per la clientela) e di prestazione dell’attività, all’utilizzo di eventuali zone comuni, alle misure di igienizzazione dei locali e alle iniziative da intraprendere nel caso in cui si registrino casi di positività tra il personale di agenzia e all’interno dei locali stessi.

Linee guida relative al corretto svolgimento della prestazione dei servizi assicurativi da parte della rete agenziale nel corso dell’emergenza sanitaria legata alla diffusione del Covid-19. L’iniziativa è dell’Ania, che le ha inviate qualche giorno fa a tutte le imprese. «L’obiettivo delle linee guida è volto principalmente a incrementare l’efficacia delle misure precauzionali e di contenimento del virus adottate dal Governo e dall’autorità sanitaria, suggerendo indicazioni operative uniformi per tutte le agenzie assicurative», ha spiegato Umberto Guidoni, che guida la direzione business dell’Ania.

Le linee guida suggerite, che avranno valenza fino alla cessazione delle misure di emergenza adottate dal Governo, si articolano in cinque punti relativi ai diversi aspetti dell’attività lavorativa e alle modalità di comportamento da tenere nei punti vendita agenziali. Vediamo.

MISURE NEI CONFRONTI DEI DIPENDENTI, DEI SUBAGENTI E DEI COLLABORATORI DELLE AGENZIE – L’accesso ai locali dell’agenzia da parte di dipendenti, subagenti e collaboratori NON è permesso se si è stati in zone a rischio o se si hanno avuto contatti con persone positive al virus nei precedenti 14 giorni; se si ha la febbre oltre i 37.5° o altri sintomi influenzali; se si è in stato di quarantena o altre misure di isolamento volontario. In presenza di uno di questi tre casi, l’agenzia deve «richiedere al soggetto interessato di segnalare immediatamente la propria condizione, nonché di restare a casa e contattare il proprio medico di famiglia e l’autorità sanitaria».

È consigliato «stabilire dei turni scaglionati di ingresso e di uscita e che gli accessi avvengano in modo ordinato, così da evitare assembramenti (l’accesso sarà consentito a un numero massimo di utenti pari a quello degli operatori disponibili) e con il mantenimento obbligatorio della distanza minima di un metro tra un soggetto e l’altro. È raccomandata l’installazione agli ingressi di dispenser di detergenti».

L’accesso ai locali potrà essere subordinato da ciascuna agenzia al controllo della temperatura e all’autodichiarazione del singolo circa la mancanza delle tre cause ostative di cui è fatto riferimento in precedenza. Quanto fin qui riportato sono informazioni che devono essere dalle agenzie ai propri dipendenti (è consigliata la distribuzione o l’affissione di depliant e di informative agli ingressi e/o tramite l’intranet aziendale). È inoltre necessario che i dipendenti delle agenzie «vengano dalle stesse informati circa l’obbligo di comunicare loro, immediatamente, l’insorgenza di una delle situazioni in cui i provvedimenti dell’autorità impongono di avvisare il medico di famiglia o l’autorità sanitaria e di restare nel proprio domicilio, anche nel caso in cui ciò dovesse avvenire nel corso dello svolgimento della prestazione».

Per quanto riguarda l’utilizzo delle aree comuni è necessario che ciascuna agenzia adotti misure per ridurre al minimo gli spostamenti interni e informi i dipendenti, i subagenti e i collaboratori di questo obbligo. Tutte le attività da svolgersi in collettività (per esempio riunioni ed eventuali eventi formativi in aula) devono essere sospese e sono da svolgersi, se necessario, con strumenti che consentano il collegamento da remoto. Ogni agenzia deve prevedere un accesso contingentato, a turni e con un tempo massimo di sosta, alle aree comuni indispensabili (per esempio le aree break), «assicurandone la corretta organizzazione degli spazi, la pulizia, la sanificazione periodica e la corretta ventilazione».

Per lo svolgimento della prestazione in sede, «è fondamentale che i dipendenti, i subagenti e i collaboratori siano informati della necessità, per tutto il periodo di permanenza presso le sedi delle agenzie, di rispettare tutte le necessarie norme igienico-sanitarie». In particolare: mantenere sempre la distanza minima di sicurezza di un metro dalle altre persone; rispettare tutti i turni eventualmente stabiliti per l’entrata, l’uscita e l’utilizzo delle aree comuni e comunque evitare che si creino assembramenti; evitare per quanto possibili spostamenti interni all’agenzia e rispettare la compartimentazione delle aree; indossare la mascherina e dove non sia possibile rispettare la distanza di sicurezza; lavare spesso le mani, utilizzando i prodotti detergenti a tal fine eventualmente forniti dall’agenzia; non toccarsi occhi, naso e bocca con le mani; coprirsi bocca e naso usando un fazzoletto usa e getta (o al limite la piega del gomito) se si starnutisce o tossisce senza mascherina; evitare i contatti, gli abbracci e le strette di mano; evitare l’uso promiscuo di bottiglie, bicchieri o posate; tenere in ordine e lasciare libera la propria postazione per agevolare l’igienizzazione quotidiana; comunicare immediatamente se si soffre di una patologia grave (per esempio immunodepressione); segnalare immediatamente all’agenzia qualsiasi situazione pericolosa per la salute e la sicurezza.

«È fortemente consigliata l’adozione da parte di ciascuna agenzia di turnazioni o, comunque, di altre misure organizzative, che permettano la riduzione del personale in sede al minimo necessario», ed è anche consigliato l’utilizzo dello smart working per tutte quelle attività che possano essere svolte presso il domicilio o a distanza. È necessario che le agenzie sospendano o annullino tutte le trasferte e i viaggi di lavoro nazionali e internazionali del personale dipendente.

MISURE NEI CONFRONTI DEI CLIENTI, FORNITORI E SOGGETTI TERZI – Per quanto riguarda i rapporti con clienti e soggetti esterni, ciascuna agenzia è tenuta a individuare specifiche procedure di ingresso, transito e uscita per l’accesso ai propri locali da parte di clienti, fornitori esterni o visitatori. L’accesso di questi soggetti ai locali «va ridotto al minimo e laddove necessario vanno applicate a questi le medesime regole previste per i dipendenti, i subagenti e i collaboratori». È necessario, inoltre, che vengano individuate le aree loro accessibili e i servizi igienici cui eventualmente possano accedere, anche mediante l’utilizzo di cartelli di avviso.

È consigliabile che le operazioni con i clienti «vengano gestite per quanto possibile da remoto e/o tramite strumenti a distanza. È necessario che ciascuna agenzia comunichi ai clienti questa necessità e promuova quanto più possibile l’uso degli strumenti esistenti che permettano lo svolgimento delle operazioni on line». È sconsigliato lo svolgimento dell’attività fuori sede e laddove il contatto con i clienti sia necessario, o laddove vi sia necessità di svolgere un’operazione o un’attività con urgenza e la stessa non sia possibile da remoto «è obbligatorio adottare le misure organizzative tali da permettere il mantenimento della distanza minima di un metro e delle seguenti misure minime: evitare, per le attività fuori sede, per quanto possibile, assembramenti, luoghi affollati e spostamenti mediante mezzi pubblici; indossare sempre la mascherina, dove non sia possibile rispettare la distanza di sicurezza; lavare spesso le mani, usando acqua sapone o anche gel igienizzante; non toccarsi occhi, naso e bocca con le mani; coprirsi bocca e naso usando un fazzoletto usa e getta (o al limite la piega del gomito) se si starnutisce o tossisce senza mascherina; evitare i contatti, gli abbracci e le strette di mano; per attività fuori sede, portare sempre con sé le autocertificazioni prescritte dall’autorità».

MISURE IGIENICHE, TRATTAMENTO DI CASI DI COVID-19 VERIFICATISI IN AGENZIA E DECORRENZA – E veniamo adesso alla pulizia dei locali e gestione dei casi di persone affette da Covid-19. Ogni agenzia ha l’obbligo di garantire la pulizia giornaliera e la sanificazione periodica dei locali di cui ha la disponibilità o che utilizza, nonché la pulizia e la sanificazione periodica di quanto utilizzato per la prestazione (tastiere, mouse, scrivanie e via dicendo) così come di tutto quanto presente nei locali comuni e a contatto con dipendenti, subagenti e collaboratori (distributori, stampanti e altro).

Laddove si verifichi un caso di persona affetta da Covid-19 nei locali di cui l’agenzia ha la disponibilità o che utilizza sarà necessario procedere alla sanificazione secondo quanto previsto dalla circolare n. 5443 del 22/2/2020 del Ministero della Salute e alla corretta ventilazione dei locali. Inoltre si dovrà procedere all’isolamento della stessa persona in base alle disposizioni dell’autorità sanitaria e a quello degli altri presenti, pertanto «è necessario che l’agenzia coinvolta avverta immediatamente le autorità sanitarie competenti e i numeri di emergenza per il Covid-19 forniti dalla Regione o dal Ministero della Salute, oltre avvisare con urgenza l’impresa o le imprese preponenti. In aggiunta, l’agenzia coinvolta dovrà collaborare con l’autorità al fine di identificare gli eventuali “contatti stretti” della persona affetta da Covid-19 e potrà, nelle more dell’indagine, chiedere agli eventuali possibili contatti stretti di lasciare cautelativamente la sede, secondo le indicazioni dell’autorità sanitaria».