L’istituto di vigilanza ha disciplinato questa possibilità attraverso il provvedimento 99 del 6 ottobre scorso.
Nell’ambito di un procedimento sanzionatorio dell’Ivass, il destinatario di una contestazione, per esercitare il proprio diritto di difesa, può richiedere che l’audizione si svolga a distanza in videoconferenza, purché lo stesso sia dotato di un proprio indirizzo di posta elettronica certificata (intenda cioè avvalersi dell’indirizzo Pec dell’avvocato o di un altro consulente dal quale risulti eventualmente assistito). A tal fine, occorre comunicare l’indirizzo di posta elettronica collegato al contatto Skype di riferimento. È quanto stabilito dall’Ivass per far fronte all’emergenza sanitaria e ridurre, così, i contatti “fisici” fra le persone.
E tutto questo è stato disciplinato dal provvedimento numero 99 del 6 ottobre scorso. Nella comunicazione della data fissata per l’audizione prevista dall’articolo 15, comma 5 del Regolamento Ivass del 2 agosto 2018 n. 39, l’Ivass informa l’interessato della possibilità di avvalersi della facoltà di audizione a distanza.
Come si svolge l’audizione a distanza in videoconferenza? Quale procedura si osserva? All’inizio dell’audizione la parte dichiara le proprie generalità e legge gli estremi del proprio documento di identità che vengono riportati nello specifico verbale. Esibisce poi, sempre davanti alla telecamera, il documento di riconoscimento per consentire l’identificazione da parte del soggetto competente all’istruttoria del procedimento (il collegio di garanzia o il servizio sanzioni e liquidazioni).
Questa stessa procedura viene espletata anche nei confronti di un eventuale avvocato o di altro consulente che assiste la parte e che è anche chiamato a confermare l’identità del proprio cliente.
Al termine dell’identificazione la parte dichiara di aver espressamente scelto l’audizione a distanza e conferma il proprio indirizzo Pec (dell’avvocato o di un altro consulente dal quale la parte stessa risulti eventualmente assistita e identificata) al quale inviare la copia del verbale. Nello stesso verbale sono riportate le dichiarazioni della parte che riguardano i fatti oggetto del procedimento sanzionatorio.
Conclusa l’audizione viene data lettura del verbale alla parte che può proporre eventuali modifiche al fine di pervenire alla redazione di un testo finale condiviso. La copia del verbale viene trasmessa dall’Ivass all’indirizzo Pec comunicato dalla parte.
La parte sottoscrive il verbale con firma elettronica o digitale. La stessa procedura è svolta dall’eventuale avvocato o altro consulente che la assiste. Se non si è dotati di firma elettronica o digitale, si stampa il verbale in forma cartacea e vi si appone la propria firma autografa, procedendo alla sua scansione ai fini della ritrasmissione (in questo caso si trasmette in allegato al verbale la copia di un proprio documento di riconoscimento in corso di validità e riporta nel testo della Pec la dichiarazione: “Si trasmette copia, sottoscritta con firma autografa, del verbale, composto da n. XX pagine, relativo all’audizione tenutasi a distanza in data gg/mm/aaaa, davanti al soggetto competente all’istruttoria del procedimento dell’Ivass”).
La parte trasmette, dall’indirizzo Pec comunicato all’indirizzo Pec del servizio sanzioni e liquidazioni, il verbale sottoscritto digitalmente o la scansione del documento firmato in forma cartacea. Ricevuto il verbale sottoscritto dalla parte, il soggetto competente all’istruttoria dell’Ivass appone la firma elettronica o digitale. A questo punto il verbale sottoscritto da tutte le parti viene trasmesso all’indirizzo Pec comunicato dalla parte.
Cosa succede in caso di problemi tecnici della piattaforma utilizzata per lo svolgimento dell’audizione a distanza? Questa viene sospesa e rinviata ad altra data. Di questa evenienza viene dato atto nel verbale di audizione che viene sottoscritto dal soggetto competente all’istruttoria dell’Ivass e trasmesso alla parte via Pec con l’indicazione di una nuova data di convocazione.
Fabio Sgroi
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